Veilige documentcontrole

Interne documenten veilig controleren op AI-signalen

Controleer vóór iedere upload of het document de organisatie mag verlaten. Deel alleen de tekst die nodig is voor de controle, verwijder persoonsgegevens en bedrijfsgeheimen waar mogelijk, en behandel de detectorscore uitsluitend als waarschuwingssignaal.

Direct antwoord: vier controles vóór upload

1. Controleer toestemming en beleid. Bepaal wie eigenaar is van het document, of een externe detector is toegestaan en welke bewaartermijn, verwerkersafspraken en toegangsregels gelden.
2. Maak een minimale werkkopie. Exporteer alleen de relevante pagina's of passage. Verwijder namen, klantnummers, medische gegevens, handtekeningen, wachtwoorden, API-sleutels en niet-relevante bijlagen.
3. Controleer de extractie. Kijk vóór interpretatie of koppen, tekstvakken, tabellen en alinea's in de juiste volgorde zijn uitgelezen. Een gescande PDF kan eerst goedgekeurde OCR nodig hebben.
4. Beoordeel met een mens. Gebruik de uitkomst om één passage nader te bekijken. Vergelijk met bronmateriaal, versies en de inhoudelijke eigenaar; zet de score nooit automatisch om in een beschuldiging of besluit.

De ICO-richtlijn over AI en dataminimalisatie vraagt organisaties te bepalen welke persoonsgegevens werkelijk nodig zijn en gegevensstromen vast te leggen. Het NIST AI Risk Management Framework adviseert om systeemgrenzen, menselijk toezicht en de context waarin output wordt gebruikt te documenteren.

Niet uploaden zonder aparte goedkeuring

• ongecensureerde HR-, medische, juridische of disciplinaire dossiers;
• contracten met geheimhoudingsplicht of documenten onder privilege;
• wachtwoorden, privésleutels, toegangstokens of beveiligingsdetails;
• klantdata en persoonsgegevens die niet nodig zijn voor de tekstcontrole.

Werk met een minimale kopie

Bewaar het origineel in het goedgekeurde dossiersysteem. Maak voor de controle een tijdelijke kopie met alleen relevante doorlopende tekst, noteer welke delen zijn verwijderd en verwijder de werkkopie volgens het eigen bewaarbeleid. Pseudonimisering verlaagt risico, maar maakt persoonsgegevens niet automatisch anoniem.

Voer de controle uit

Gebruik de documentdetector voor een goedgekeurde PDF of DOCX en de tekstdetector voor één geschoonde passage. Lees ook het beleid voor menselijke review en de privacy-informatie voordat de uitkomst gevolgen krijgt.

Veelgestelde vragen

Mag ik een vertrouwelijk document uploaden?

Alleen wanneer het organisatiebeleid en de toepasselijke afspraken dit toestaan. Gebruik anders een goedgekeurde interne route of upload niet.

Welke gegevens moet ik verwijderen?

Verwijder alles wat niet nodig is voor de onderzoeksvraag, met name identificerende gegevens, geheimen, beveiligingsgegevens en niet-relevante bijlagen.

Bewijst de score dat een medewerker AI gebruikte?

Nee. De score is een modelgebonden waarschuwing en geen bewijs van auteurschap, intentie of overtreding.